存證信函的撰寫方式——什麼時候需要存證信函?

在發生糾紛的當下,通常一般民眾會想到的第一件事情就是先寄個存證信函給對方吧!

所以在做法律諮詢的時候,還有一般當事人也常常在問,律師我應該要先寄存證信函通知對方嗎?存證信函應該怎麼寫比較好?

所以本篇就來告訴大家什麼時候要使用存證信函?寫存證信函的時候又要注意那些事情呢?


什麼是存證信函?

將特定的意思通知給對方,作為一種正式告知對方的方法。例如說:

  • 有人欠錢不還,債權人就用存證信函催告對方限期還款。
  • 或是房屋漏水請求對方履行修繕漏水處的義務。

什麼時候需要使用存證信函?

訴訟前的攻防

這時通常會先以存證信函表明立場、表達訴求,如果未獲對方善意回應,通常就會進一步採取訴訟途徑。

法律上或契約上的要求

有些時候依法律規定或是契約約定,必須用書面通知對方,此時就可以善用存證信函。

證明的功能

存證信函另一個重要的功用在於,它可以證明你曾經向對方表示過一定的意思。


收到存證信函的時候應該怎麼辦?

如果收到存證信函時,建議檢視裡面的內容,了解對方的訴求。

如有回應的需要,也建議以存證信函方式告知對方。


寫存證信函的時候應該注意那些事情?

基本上要把「主旨」跟「理由」說明清楚,也就是要清楚的表達你這份存證信函想要告訴對方什麼?希望對方可以做到什麼?如果不履行存證信函的內容時,你打算怎麼做?所以通常會在存證信函中表明「限台端X天內履行,以免訟累。」

存證信函的格式的部分,可以使用「存證信函產生器」進行排版,會減少很多排版的時間。


存證信函要去哪裡買?寫完以後要去哪裡寄出?

存證信函要到哪裡買?

可至郵局臨櫃購買,或是可以上中華郵政的系統下載。

寄送方式

必須使用有回執聯的雙掛號寄出。

要寄出幾份?

存證信函原則上是一式三份,寄件人一份,收件人一份,郵局存證一份。


以上幾個方法提供給大家作為存證信函的撰寫參考,實務上存證信函真的非常常見,也會使用存證信函作為通知對方終止契約等等之方法,所以有效利用存證信函,可以減少很多溝通上的誤會,以及不必要的訴訟。

另外,如果有任何不清楚的地方建議還是請教專業律師,以免在存證信函內容誤繕的情況下,反而導致自己的權益喪失,或是反遭對方利用作為日後訴訟的攻擊證物使用喔!

發表者:温毓梅律師

曾任臺灣高等法院法官助理、現任執業律師、仲裁人、臺灣高等法院訴願審議委員會委員

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